Impostazione ed implementazione di tutte le procedure relative alle seguenti 5 aree gestionali
- Definizione delle voci di spesa e dei servizi del Centro Commerciale con richiesta ai potenziali fornitori e valutazione delle offerte.
- Definizione del budget previsionale degli oneri comuni e controllo di gestione.
- Impostazione, gestione e controllo dei fornitori e del centro commerciale attraverso la definizione dei capitolati, la predisposizione dei contratti e delle procedure di controllo.
- Monitoraggio continuo dei costi sostenuti e degli scostamenti rispetto al budget previsionale.
- Predisposizione del budget consuntivo, presentazione del bilancio d’esercizio predisposto dal commercialista del Consorzio/Proprietà e calcolo del conguaglio.
- Impostazione e controllo della fatturazione.
- Controllo della puntualità dei pagamenti dei Consorziati.
- Solleciti telefonici, scritti e impostazione delle procedure di messa in mora e di eventuale contenzioso in collaborazione con l’Avvocato delegato.
- Reportistica periodica sull’andamento della gestione agli eventuali Organi del Consorzio ( Consiglio Direttivo e Assemblea ).
- Predisposizione del Regolamento del Centro Commerciale.
- Definizione del budget, della strategia e del piano pubblicitario annuale con distribuzione tra costi fissi e costi variabili ( eventi ).
- Briefing e gara d’appalto con agenzie di comunicazione ed animazione per la definizione e la scelta della pianificazione mezzi, degli eventi, delle decorazioni.
- Valutazione e confronto delle pianificazioni ricevute.
- Controllo delle prestazioni concordate.
- Controllo e verifica dell’impatto commerciale complessivo della galleria.
- Controllo del rispetto delle limitazioni imposte contrattualmente alle insegne della galleria.
- Controllo del rispetto del regolamento del Centro Commerciale in materia di orari, invasione non autorizzata di spazi comuni, smaltimento rifiuti ecc. ecc.
- Commercializzazione degli spazi comuni del Centro Commerciale da adibire a locazioni precarie.
- Controllo e monitoraggio dello stato dell’immobile.
- Impostazione del servizio di manutenzione dell’immobile.
- Controllo del rispetto delle routine manutentive.
- Verifica dello stato complessivo della galleria ( arredo urbano, bagni, illuminazione, impianti, ecc. ) e della facciata ( intonaci, insegne ecc. ).
- Impostazione, realizzazione ( eventuale ) e controllo della fatturazione.
- Controllo sulla puntualità dei pagamenti da parte degli affittuari.
- Impostazione e gestione dei testi contrattuali.
- Realizzazione di studi e dossier.
- Impostazione/fatturazione degli affitti a lungo termine ( Operatori galleria ) e degli affitti precari.
- Verifica del versamento affitti e controllo sul conto corrente bancario del cliente ( Home Banking ).
- Aggiornamento cartaceo trimestrale e riepilogo attraverso reports inerenti la gestione locativa.
- Evidenziazione costante delle situazioni a rischio insolvenza con solleciti telefonici e scritti.
- Impostazione delle procedure di messa in mora e di eventuale contenzioso in collaborazione con lo studio legale del cliente.
- Indicizzazione degli affitti ed indicizzazione dei depositi cauzionali.
- Predisposizione e controllo dei testi fideiussori.
- Controllo cifra d’affari al netto dell’ Iva sviluppata dagli esercenti del Centro Commerciale ( registro dei corrispettivi ), necessaria per il calcolo dell’affitto variabile e per gli studi statistici.
- Realizzazione e controllo di tutti i testi contrattuali ( Locazioni, Affitti di ramo di azienda, Locazioni precarie, ecc. ).
Organisation and implementation of the procedures pertaining the following 5 management areas
- Identification of the Shopping Centre’s items of expenditure and services; contact with the suppliers and assessment of the estimates.
- Determination of the budget sheet forecast, common duties and control management.
- Organisation, management and control of suppliers and shopping centre through the delineation of the terms of the contracts, the actual preparation of the contracts and the formulation of control procedures
- Constant monitoring of incurred expenses and of the gaps between expenses and budget sheet forecast.
- Setup of the final balance, presentation of the general balance sheet, which is set up by the accountant of the Consortium/Owner and balance calculation.
- Determination and control of the invoicing.
- Control on associated groups’ timely payments.
- Telephone and written solicitation; setup of the notice-of-default procedures and, when needed, preparation of the controversy procedures with the delegate lawyer.
- Periodic report on the management of the authorities of the consortium (Board of Directors, Partners).
- Setup of the shopping centre’s regulations
- Determination of budget, project and strategy for the annual advertising, including the discrimination between fixed and variable costs (the latter are mainly constituted by events).
- Competitive public tender and briefing with communication agencies and entertainment companies; formulation of requests for identification and planning of means, events, and decorations;
- Evaluation and comparison of the different proposals.
- Quality control of the services rendered.
- Control and testing of the gallery’s overall commercial impact.
- Control over the respect of the contract limitations on the gallery signs.
- Control over the Shopping Centre’s regulations in terms of hours, non-authorized occupation of shared spaces, garbage disposal etc.
- Commercialization of the shared Shopping Centre’s spaces to be provisionally rented.
- Check and monitoring of the general condition of the facility.
- Organisation of the facility’s maintenance.
- Supervision of the maintenance routines.
- Check of the overall condition of the gallery (street furniture, toilettes, lighting, machinery, etc.) and of the façade (plaster, signs etc.)
- Setup, making (upon request), and control of the invoices.
- Check of the payment timeliness by the tenants.
- Organisation and management of the contracts.
- Realisation of studies and dossiers.
- Organisation and invoicing of long-term (Galleria operators) and short-term rentals.
- Check of the rent payments and their deposit on the client’s bank account.
- Quarterly update and summary reports on rental management.
- Insolvency risk warning through phone and written solicitations.
- Setup of the notice-of-default procedures and, when needed, preparation of the controversy procedures in collaboration with the clients’ attorneys.
- Indexing of rentals and guarantee deposits.
- Setup and check of the surety bonds.
- Check of the turnover before taxes developed by the Shopping Centre’s store managers (payments record), which is needed for the calculation of the variable rent and for statistic analysis.
- Realisation and control of all the contracts (Leasing, rentals, temporary rentals, etc.)